Compartir hojas de cálculo de Google: una advertencia y mejores prácticas

Una década de solicitudes de acceso: lecciones aprendidas al compartir

Hace casi diez años, en mayo de 2015, publiqué una entrada en mi blog, "Ejemplos para Foros", con la intención de compartirla en foros de productos de Google y otros espacios online. La publicación explica cómo publicar un rango de celdas de una hoja de cálculo de Google. Poco después, también proporcioné una respuesta sobre Web Applications Stack Exchange (Aplicaciones Web Stack Exchange, WebApps) a una pregunta sobre la creación de una URL para una celda específica en Google Sheets.

Avance rápido hasta el día de hoy y sigo recibiendo solicitudes de acceso para el ejemplo de Google Sheet que utilicé en esa publicación. Esto ilustra un punto crucial sobre cómo compartir Google Sheets y quiero compartir mi experiencia, junto con algunas prácticas recomendadas, para ayudarle a evitar situaciones similares.

El escenario original

La pregunta em WebApps, hecha por una profesora llamada Rachel, fue:

Soy una profesora que está tratando de crear códigos QR para reseñas de libros que se colocarán en los libros de la biblioteca. He recopilado todas las reseñas de libros de mis alumnos a través de un formulario de Google, de modo que sus respuestas estén en Google Sheets (una columna, aproximadamente 100 filas). En lugar de crear un código QR a partir de las reseñas y limitar la longitud de los caracteres, prefiero que cada reseña sea una URL separada y usar esa dirección para crear el código QR. En lugar de crear más de 100 páginas web u hojas diferentes en Google, si hubiera una manera de crear un enlace directamente a una celda específica en la hoja, sería increíblemente útil... Intenté usar la fórmula de consulta (límite y desplazamiento) después de publicar la página web y tampoco la publiqué, pero aparece un error cada vez... ¿Hay alguna manera (o una manera más fácil) de hacer esto?

Mi respuesta, publicada el 12 de junio de 2015, explicaba cómo utilizar la función "Publicar en la web" en Google Sheets para crear una URL que muestre una celda o rango específico.

El problema compartir

El problema que estoy encontrando ahora resalta la diferencia entre compartir una hoja de cálculo Google y publicación a la web. Cuando compartes una hoja de cálculo de Google, le estás dando a otros usuarios acceso al archivo real en Google Drive. Dependiendo de los permisos que establezcas, es posible que puedan ver, comentar o incluso editar la hoja.

En mi caso, debido a que utilicé el enlace directo a Google Sheet para el ejemplo, las personas están intentando obtener acceso a editar la hoja. Esto tiene varios inconvenientes y es importante comprender las posibles consecuencias antes de compartir una hoja directamente:

• Preocupaciones de privacidad: Cuando compartes una hoja de cálculo de Google, las personas con las que la compartes pueden ver tu nombre y dirección de correo electrónico. Esto puede parecer menor, pero es un problema de privacidad importante, especialmente si compartes con una gran cantidad de personas desconocidas. Por ejemplo, si compartes una hoja con una clase de estudiantes, cada estudiante verá tu información personal. Si el enlace de esa hoja se comparte más, potencialmente con personas ajenas a tu organización, su información podría difundirse aún más ampliamente. En el mundo actual, donde la privacidad de los datos es primordial, minimizar la exposición de tu información personal es crucial.

• Ediciones no deseadas: Si otorgas acceso de edición, incluso accidentalmente, otros podrían modificar tus datos originales. Este riesgo es muy real. Imagina que compartes una hoja de inscripción para un evento, con la intención de que las personas solo agreguen sus nombres. Si alguien elimina o altera entradas accidentalmente (o maliciosamente), podría generar caos y mucho trabajo adicional para tí. La concesión de acceso de edición debe hacerse con mucho cuidado y solo con personas de tu confianza para manejar los datos de manera responsable. Incluso con colaboradores de confianza, es una buena práctica mantener una copia de seguridad de las hojas importantes.

• Sobrecarga de notificaciones: Recibirás notificaciones por correo electrónico cada vez que alguien solicite acceso, lo que puede resultar abrumador, como yo he experimentado. Cuando compartes una hoja con un grupo grande, o si el enlace se publica en un foro público, es posible que tu bandeja de entrada se inunde de solicitudes de acceso. Esto puede interrumpir su flujo de trabajo y dificultar la administración de su correo electrónico. Tratar con un flujo constante de correos electrónicos de "solicitudes de acceso" no sólo es molesto sino que también requiere mucho tiempo.

• Gestión de archivos: Se vuelve más difícil administrar y actualizar su archivo original cuando muchas personas tienen acceso. Si varias personas editan una hoja simultáneamente, puede generar problemas de control de versiones. Podría terminar con cambios contradictorios, lo que dificultaría saber qué versión es la más precisa. Además, si necesita realizar un cambio en la estructura o el contenido de la hoja, tendrá que comunicar ese cambio a todos los que tengan acceso, lo que puede ser una pesadilla logística.

• Riesgos de seguridad: Compartir un documento aumenta directamente el riesgo de sufrir violaciones de seguridad. Si alguna de las cuentas de los destinatarios se ve comprometida, su hoja compartida podría quedar expuesta a personas no autorizadas. Esto es particularmente preocupante si la hoja contiene información confidencial.

• Falta de control: Cuando compartes una hoja, pierdes cierto control sobre cómo se utilizan los datos. Los destinatarios a menudo pueden hacer copias de la hoja y usted no tiene control sobre lo que hacen con esas copias. Esto puede provocar que los datos se distribuyan o utilicen de formas no previstas.

Manejo de solicitudes de acceso

Si ha compartido una hoja de cálculo de Google y recibe numerosas solicitudes de acceso, aquí tiene algunas opciones para administrarlas:

• Filtros de correo electrónico: Puede crear un filtro de correo electrónico para archivar o eliminar automáticamente los correos electrónicos de solicitud de acceso. Esto puede ayudar a mantener limpia su bandeja de entrada y evitar que estas notificaciones abarroten su vista. Tenga mucho cuidado al marcar estos correos electrónicos como spam, ya que esto podría bloquear sin darse cuenta otras notificaciones importantes de Google Sheets.

• Ignorar solicitudes: Otra opción es simplemente ignorar las solicitudes. Sin embargo, esto dejará los correos electrónicos de solicitud de acceso en su bandeja de entrada, lo que puede volverse bastante desordenado y dificultar la búsqueda de mensajes importantes.

La mejor manera: publicar en la Web

Google Sheets proporciona una forma mucho más segura y eficaz de compartir datos con fines de visualización: la función "Publicar en la web". Esta característica crea una Página web versión de su hoja, que luego puede compartir a través de una URL.

Así es como funciona y por qué es mejor:

1. Publicación: En Hojas de cálculo de Google, vaya a Archivo > Compartir > Publicar en la web.

2. Opciones:

   1. Elija si desea publicar el documento completo o una sola hoja.

   2. Seleccione el formato (página web, PDF, CSV, etc.). Para mostrar dentro de una página web, "página web" suele ser la mejor opción.

   3. Decida si desea volver a publicar los cambios automáticamente.

   4. Haga clic en "Publicar".

   5. URL: Google Sheets generará una URL que podrás compartir. Esta URL muestra una versión de solo lectura de sus datos.

Ventajas clave de la publicación:

• Privacidad: Los espectadores solo ven lo publicado. datos, no su información personal.

• Integridad de los datos: Los espectadores no pueden editar su hoja de Google original.

• Control: Puedes dejar de publicar fácilmente en cualquier momento.

• Presentación limpia: La versión publicada suele ser más limpia y libre de la interfaz de Google Sheets.

• Celdas/rangos específicos: Puede utilizar parámetros de URL para mostrar celdas o rangos específicos.

Mostrar celdas o rangos específicos con parámetros de URL

Aquí es donde se vuelve poderoso, y esto es lo que describí en mi respuesta sobre WebApps. Puede modificar la URL publicada para mostrar solo los datos que desee.

Aquí está la estructura básica:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/{YOUR_SPREADSHEET_ID}/pubhtml?gid={SHEET_ID}&single=true&range={CELL_RANGE}&chrome=false

Analicemos los parámetros:

• {YOUR_SPREADSHEET_ID}: este es el ID único de su hoja de cálculo de Google. Es una larga cadena de caracteres en la URL de su hoja.

• gid={SHEET_ID}: el ID de la hoja específica dentro de su hoja de cálculo. La primera hoja suele ser gid=0.

• single=true: este parámetro le indica a Google Sheets que muestre solo el rango especificado.

• range={CELL_RANGE}: esta es la celda o rango de celdas que desea mostrar (por ejemplo, A1, B13, A1:C5).

• chrome=false: este parámetro oculta el encabezado y pie de página de Google Sheets, dando una apariencia más limpia.

Ejemplos:

• Para mostrar solo la celda B13:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/YOUR_SPREADSHEET_ID/pubhtml?gid=0&single=true&range=B13&chrome=false

Para mostrar el rango B12:B13:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/YOUR_SPREADSHEET_ID/pubhtml?gid=0&single=true&range=B12:B13&chrome=false

Una nota sobre la IA y el intercambio de datos

Con el auge de ChatGPT, Google Gemini y otras herramientas de inteligencia artificial, es más importante que nunca tener cuidado al compartir datos en línea. Los modelos de IA pueden extraer e indexar información de sitios web, foros y redes sociales. Esto significa que cualquier URL de Google Sheet que comparta públicamente, incluso si está destinada a una audiencia pequeña, podría ser accedida por una audiencia mucho más amplia de la que anticipa. Utilice siempre el método "Publicar en la web" para minimizar el riesgo de acceso no deseado a sus datos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• P: ¿Cuál es la diferencia entre "compartir" y "publicar" una hoja de cálculo de Google?

• R: Cuando "compartes" una hoja de cálculo de Google, le das a otros usuarios acceso al archivo de hoja de cálculo real en tu Google Drive. Pueden ver, comentar o editar la hoja, según los permisos que establezca. Cuando "publicas" una hoja de cálculo de Google, creas una versión de página web de solo lectura de la hoja. Esta página web se puede compartir a través de una URL e impide que otros accedan o modifiquen directamente su hoja de cálculo original.

• P: ¿Por qué sigo recibiendo solicitudes de acceso después de compartir un enlace?

• R: Si compartió la URL directa de su hoja de cálculo de Google (la que ve cuando edita la hoja), las personas usarán ese enlace para solicitar acceso de edición. Para evitar esto, debe utilizar la función "Publicar en la web", que genera una URL diferente para una versión de solo lectura.

• P: ¿Puedo controlar qué partes de mi hoja son visibles cuando la publico?

• R: ¡Sí! Al utilizar parámetros de URL, puede especificar exactamente qué celdas o rangos de celdas se muestran en la versión publicada. Esto le permite compartir solo los datos relevantes sin exponer toda la hoja.

• P: ¿Cómo oculto la interfaz de Google Sheets cuando publico?

• R: Utiliza el parámetro chrome=false en la URL. Esto eliminará el encabezado y el pie de página, lo que proporcionará una vista más limpia y optimizada de sus datos.

• P: ¿Es seguro publicar datos confidenciales?

• R: Publicar en la web es más seguro que compartir un enlace directo, pero aun así debes tener cuidado con los datos confidenciales. Publique únicamente la cantidad mínima de datos necesaria y tenga en cuenta que la información publicada es de acceso público. Si sus datos son altamente confidenciales, considere métodos alternativos, como archivos PDF protegidos con contraseña o plataformas seguras para compartir datos.

• P: ¿Qué sucede cuando actualizo mi Google Sheet después de publicarla?

• R: De forma predeterminada, cualquier cambio que realice en su Google Sheet original se reflejará en la versión web publicada. Puede controlar este comportamiento marcando o desmarcando la opción "Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios" cuando publique.

• P: ¿Puedo insertar una hoja de cálculo de Google publicada en mi sitio web?

• R: Sí, Google Sheets le permite insertar una hoja publicada en un sitio web mediante un iframe. Esta puede ser una forma conveniente de mostrar datos dinámicos en su sitio.

Conclusión

Mi experiencia con esas solicitudes de acceso persistentes sirve como recordatorio de la importancia de utilizar el método correcto para compartir Google Sheets. Si bien compartir es esencial para la colaboración, publicar en la web es la opción más segura y efectiva cuando desea que los datos estén disponibles para su visualización sin comprometer su privacidad o integridad de los datos. Al comprender las diferencias y utilizar parámetros de URL, podrá compartir sus datos de Google Sheets con confianza.

Actualizaré mi respuesta original en WebApps y mi publicación de blog "Ejemplos para Foros" para incluir un enlace a este artículo y un resumen de estas recomendaciones actualizadas.